Как запустить бизнес одного человека с AI-сотрудником

Источник: https://x.com/beamnxw/status/2100486325564477856
Автор: beamnxw ./

Агентства редко теряют клиентов из-за качества работы. Клиенты уходят из-за админки вокруг работы: обещание, данное на звонке и нигде не записанное; раунд правок, который никто не посчитал; счёт, отправленный на одиннадцать дней позже; предложение, которое две недели лежит в inbox потенциального клиента, потому что третье касание так и не случилось.

Я веду B2B-агентство. Со мной на контракте работают два человека: дизайнер и медиабайер. Клиентская сторона всегда масштабировалась хуже всего, потому что каждое улучшение там держится на чьей-то памяти, а память не удерживает бизнес после определённого размера.

В этом году я поставил AI-сотрудника на клиентскую сторону. Его зовут Viktor, он работает внутри Slack или Microsoft Teams, и всё, что он делает, выросло из девяти сообщений, которые я за один раз написал в канал.

Дальше — сама настройка: девять сообщений в том виде, в каком они лежат в моём workspace, со спецификой этого бизнеса внутри.

Девять сообщений, одно описание работы

Они читаются как описание должности и набор правил, и запускаются перед каждой задачей.

Два описывают бизнес и задают ограничения. Четыре ведут ежедневную и еженедельную работу по аккаунтам. Три закрывают деньги и команду. Ни одно не выглядит хитрым и ни одно не упоминает AI. Они читаются как onboarding note, которую вы дали бы новому account manager, и это самый высокий комплимент, который я могу им сделать.

Они живут в одном сообщении вверху канала, и этот файл — система. Когда задача уходит без этого файла, она уходит только с половиной правил.

Первое. Клиентский файл

Это файл, на который опирается всё остальное.

ты работаешь в B2B-агентстве. мы ведём paid search, landing pages и content для B2B SaaS и промышленных клиентов. три человека: я, [дизайнер], [медиабайер].
ретейнеры помесячные, проекты с фиксированной оплатой, и оба формата согласуются до начала работы.
никогда не называй цену, никогда не обещай дату, никогда не связывайся с клиентом напрямую.
всё, что ты производишь, возвращается ко мне как черновик, и любое число в нём называет файл, из которого оно взято.
читай это перед каждой задачей. ответь тремя строками о том, как ты понимаешь свою работу.

Ответ важен. Если его три строки возвращаются с другим пониманием работы, файл слишком тонкий, и вы потратите неделю на исправление тона, хотя собирались проверять работу. В моём случае он описал свою работу как чтение истории аккаунтов и поднятие того, что требует решения, а всё остальное назвал шумом. Это и есть работа.

Второе. Утреннее чтение

прочитай последние 12 часов во входящих и клиентских каналах. верни в таком порядке: всё от активного клиента, всё с дедлайном на этой неделе, всё по предложению, отправленному за последние 14 дней, всё неоплаченное после срока.

пропусти рассылки, квитанции, холодные обращения и всё, где я только в копии. по одной строке на каждый пункт: кто, чего хочет, что требуется от меня.

Порядок несёт вес. Без него вы получаете digest всего подряд, читаете всё, и работа, которую вы пытались передать, снова лежит у вас на столе.

Третье. QA-проверка перед отправкой deliverable

Это сообщение сэкономило мне больше всего денег, потому что в агентстве дорогие ошибки — те, которые первым находит клиент.

прогони qa-лист по [deliverable] перед отправкой. каждое утверждение должно прослеживаться до источника, который мы можем показать клиенту. каждое число должно совпадать с dashboard, откуда оно взято. терминология должна совпадать с brand terms в клиентском файле.
один понятный ask к клиенту, одной строкой. ничего, что обещает дату, которую мы не согласовали.

верни pass или список, с файлом за каждой проверкой. не редактируй deliverable.

Дополнительный читатель держит тот же список в семь вечера с тем же вниманием, что и в девять утра. Он ловит неправильно написанное имя клиента, метрику из неправильной колонки, строку с обещанием даты, которую никто не согласовывал.

Четвёртое. Лог правок

Раунды правок — место, где маржа на fixed fee работе тихо исчезает. Кто-то говорит «ещё одна маленькая правка» четыре раза, и проект перестаёт быть прибыльным.

из [thread] собери revision log: номер раунда, что попросил клиент, кто владелец, что уже отправлено, что ещё открыто и сколько дней.

если запрос выходит за согласованный scope, отметь отдельно и не добавляй в очередь. я решу, станет ли это change order.

Два раунда правок заложены в каждый fixed fee проект. Лог делает третий видимым, пока в работе ещё осталась маржа.

Пятое. Черновик статуса

Клиенты уходят не из-за одной плохой недели. Они уходят после месяца вопроса «что вообще происходит?».

подготовь friday status для [client]: что отправлено на этой неделе, что в работе, чего мы ждём от них, следующая дата, когда мы должны что-то дать.

максимум шесть строк. простые предложения, даты там, где нужны даты.

если retainer израсходован больше чем на три четверти, добавь одну строку с текущим положением и вариантами.

Последняя строка превращает неприятный бюджетный сюрприз в разговор на две недели раньше.

Шестое. Лестница follow-up по proposal

Предложения не теряются сами. Их теряют.

для [proposal], отправленного [date]: день 3 — короткая заметка с одним новым релевантным фактом из их индустрии. день 7 — другой угол, например сопоставимая работа или вопрос об их процессе review. день 14 — ясное закрытие: да или нет, и дата.

держи эти даты и напоминай мне утром. только черновики, отправляю я.

Правило, которое делает это терпимым, лежит в том же файле: каждое касание несёт что-то новое — пример, факт с их рынка или вопрос. В день, когда добавить нечего, мы пропускаем касание.

Предложения редко умирают от «нет». Они умирают от «может быть», и лестница — единственная часть этой системы, которая относится к тишине как к этапу продажи.

Седьмое. Догонка по счетам

Деньги — ограничение маленького агентства, не прибыль.

счета оплачиваются net 7. день 8 — короткое напоминание с приложенным счётом. день 15 — более твёрдое сообщение, где названа пауза в работе. день 22 — сообщи мне и дальше ничего не готовь.
веди список: кто, сумма, сколько дней просрочки и что было поставлено по этому счёту.

Он готовит черновик и ведёт запись. Я нажимаю send, поэтому отношения остаются моими.

Пауза на день 15 прописана на первой странице retainer agreement, поэтому позже она звучит как условие договора и не портит отношения.

Восьмое. Ответ на изменение scope

Запрос приходит по email и всегда звучит маленьким.

[client] попросил [request], которого нет в statement of work. подготовь ответ: подтверди, что мы услышали запрос, назови это изменением и приложи change order со scope, placeholder цены [number] и placeholder даты поставки [date].

без скидки, без бесплатного примера, без извинений за оплату. я поставлю числа перед отправкой.

Оплата работы вне scope сводится к формулировке, и это сообщение держит формулировку, пока все ещё дружелюбны.

Девятое. Шлюз

Последнее сообщение делает остальные восемь безопасными для запуска.

перед всем, что отправляет, тратит деньги или касается клиента: опубликуй план, инструмент, стоимость в credits и точный текст. жди моего yes.

если число появляется в чём-либо, что прочитает клиент, назови source file.

эскалируй ко мне каждый раз: pricing, scope, deadlines, apologies, всё legal.

Так выглядят рабочие отношения. Он предлагает, я одобряю, и одобрение — это клик. Девять сообщений выше могут работать без присмотра только потому, что это сообщение останавливает всё у двери перед выходом наружу.

Команда использует того же сотрудника

Доступ следует за членством в канале. Дизайнер находится в проектных каналах, медиабайер — в performance-каналах, я — во всех. Комната решает, что видно, поэтому доступ сам о себе заботится.

Их instruction blocks лежат в том же файле:

[дизайнер] — дизайнер на [project]. когда она просит brief, верни цель клиента в одну строку, deliverable, ограничения, примеры, которые понравились клиенту, и одну вещь, которой нужно избежать. до 200 слов.

Её первый запрос вернулся как готовый brief за две минуты, и мне ничего не добавилось в календарь. Второй человек, использующий того же сотрудника, — момент, когда это перестаёт быть личным инструментом.

Файл растёт вместе с бизнесом

Файл вверху канала — часть этой настройки, которая накапливает эффект, и он растёт по несколько строк за раз.

Новый клиент добавляет блок: его цели, brand terms, примеры, которые ему понравились, одну вещь, которой нужно избегать, и дату следующего обязательства.

Новый offer добавляет правило: как он оценивается, что включает и куда попадает в weekly runs.

Новый человек добавляет свой instruction block, чтобы сотрудник работал с ним с первого дня.

По пятницам я трачу пять минут на чтение этого файла и добавляю всё, что всплыло за неделю. Обычно хватает одной строки, и следующий запрос в канале возвращается ближе к готовому результату.

каждая строка, добавленная в этот файл, применяется ко всем следующим запускам. держи его в пределах одного экрана.

Это всё обслуживание. Девять сообщений несут настройку, файл несёт память, и вместе с ними работа становится легче каждый месяц.

Что остаётся за мной

Pricing и scope. Звонок с клиентом. Финальное review всего, что публикуется под моим именем. Тяжёлый разговор, когда что-то пошло не так.

У всего остального есть владелец. В большинстве дней обмен ясен: вечер админки против двадцати минут решений, и именно поэтому агентство может вести больше аккаунтов без ещё одного контракта.

Настройка по порядку

1. Напишите клиентский файл. На один экран, плохо, сегодня.
2. Подключите три инструмента, не тридцать: email, calendar, drive, где лежат proposals и contracts.
3. Напишите девять сообщений в один канал, в порядке выше.
4. Первую неделю ведите вручную. Читайте всё, что он производит.
5. Записывайте каждую правку как строку вверху канала.
6. Добавьте instruction blocks команды, когда ваши собственные черновики перестанут требовать правок.

Агентство одного человека масштабируется не на усилии. Оно масштабируется на тех частях работы, которые происходят без того, чтобы человек о них помнил, и эти девять сообщений — место, где это начинается.

Попробовать бесплатно: https://ref.viktor.com/beamnxw-x-2. $100 в credits, без карты. @viktor_com

Paid partnership.